In januari 2019 moest het gehele Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) rookvrij zijn. Zo’n besluit heeft veel impact op medewerkers, patiënten en andere betrokkenen. Als je dat topdown en in één keer invoert, ga je voorbij aan de mensen die het besluit aangaat. Ik kreeg de opdracht om een rookvrijbeleid te ontwerpen en uit te voeren dat rechtdoet aan het verhaal van betrokkenen en dat het draagvlak voor het genomen besluit zo groot mogelijk maakt.

Hierbij hebben we de volgende vragen/ overwegingen: is roken een eigen keuze of is roken een verslaving of chronische ziekte? Roken als chronische ziekte betekent dat gebruikers een probleem hebben (want zomaar stoppen lukt niet) en vraagt een meer uitgewerkte visie op het roken en een aanpak die aansluit bij de ervaringen en behoeftes van rokers.

Als toegepast gezondheidsonderzoeker zocht ik in dit project aanvulling op mijn eigen kennis en kunde. Vanuit de literatuur deed ik al wetenschappelijk onderbouwde inzichten op over dit onderwerp, maar ik wilde ook al werkend aan het beleid onderzoek doen. Het UMCG rookvrij maken betreft een veranderingsproces. Dan is adaptief werken een goede methode. Je kunt niet alles vanachter je bureau uitdenken.

Paulien en Tanneke vroeg ik vanwege hun ervaring met action learning en Design Thinking. Twee methoden die inhoudelijk mooi op elkaar aansluiten omdat alle stemmen en alle niveaus kunnen participeren. De combinatie van kennis opdoen en deze kennis tegelijkertijd omzetten in een verandering is hiervoor kenmerkend. Door te observeren en te reflecteren leren we. Op basis daarvan zetten we vervolgstappen en worden veranderingen beter begrepen en sluiten ze aan bij de behoeftes van de betrokkenen.

De eerste projectfase betrof het maken van een rookvrij plan. Vanuit Design Thinking is de eerste stap begrip en empathie ontwikkelen. En dat betekent verhalen van medewerkers en patiënten ophalen. Social Envoy had een belangrijke rol in deze fase. Het eerste dat Paulien en Tanneke deden was een dag lang samen met studenten en onderzoekers van TGO in het ziekenhuis rondgaan. Op zoveel mogelijk plekken spraken ze met patiënten, artsen, verpleegkundigen en naasten. Over wat een rookvrij UMCG zou betekenen voor hen, wat ze ervan vonden en wat ervoor nodig zou zijn.

Het resultaat van deze stap was een goed beeld te krijgen van de betekenis van het besluit om rookvrij te worden. Sommigen waren er boos over, anderen voelden zich machteloos en bij anderen kwam hun schaamte voor het roken naar boven. Maar we merkten ook dat veel mensen zich wel konden vinden in het besluit.

Het is in de eerste fase belangrijk om een gevoel te krijgen van wat er speelt. Wat vinden mensen van het besluit. Waar zijn ze ongerust over, waarover juist helemaal niet? En we polsten ook vast of mensen ideeën hadden hoe het UMCG mensen kon faciliteren om te stoppen met roken. We konden open met mensen in gesprek.

Tijdens een drie uur durende sessie haalden we eerst zoveel mogelijk ideeën op die we vervolgens uitdiepten. Deelnemers (rokers én niet-rokers) droegen hele concrete ideeën aan die we ter plekke gezamenlijk zo ver als mogelijk uitwerkten. Zo ontstond bijvoorbeeld het idee van een stoppen-met-rokentraining. Met deze kennis gaven we het beleid verder vorm.

De aanpak van Paulien en Tanneke is een enorme meerwaarde voor het project geweest. Zij weten via de principes van Design Thinking heel goed op te halen wat belangrijk is voor de mensen die het project aangaat. Ze zijn betrokken bij de inhoud en hebben aandacht voor de betrokkenen.

Ik werk graag met hen samen omdat we met zijn drieën vrij kunnen denken en discussiëren. Alles kan gezegd, maar altijd positief kritisch en met het idee om van elkaar te leren en verder te komen. Ze luisteren goed, zijn open en eerlijk. Ook als dingen niet goed lopen. Het helpt dat ze uit het bedrijfsleven komen. In een commerciële cultuur is men meer gericht op handelen en dat werkt in een wetenschappelijke omgeving in de zorg heel goed.

Als wetenschapper heb ik een stevige basis. Ik heb veel kennis en zoek dingen goed uit. Paulien en Tanneke toetsen inzichten uit de literatuur in de praktijk. En andersom gebeurt het ook. Wat zij opdoen in de praktijk staaf ik aan wetenschappelijke literatuur. Zo vullen we elkaar mooi aan.